Japanese Business Email Writing

Write professional Japanese business emails following proper etiquette, structure, and keigo usage.

Reference Files

• reference/email-templates.md - 12 complete templates for common scenarios
• reference/keigo-examples.md - Detailed honorific verb transformations
• reference/seasonal-greetings.md - 時候の挨拶 by month

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Email Structure

Japanese business emails follow a 7-part structure:

1. 宛名 (Recipient)      → 田中様 / 株式会社ABC 田中部長
2. 挨拶 (Greeting)       → お世話になっております。
3. 名乗り (Self-intro)   → ABC株式会社の山田でございます。
4. 要旨 (Purpose)        → 本日は〇〇の件でご連絡いたしました。
5. 詳細 (Details)        → Main content of your message
6. 結び (Closing)        → 何卒よろしくお願い申し上げます。
7. 署名 (Signature)      → Name, company, contact info

Subject Line (件名)

Be specific and include your company/name:

• 【ABC株式会社】お打ち合わせの件 (Re: Meeting)
• 【ご依頼】資料送付のお願い (Request: Document submission)
• 【お礼】昨日のご面談について (Thanks: Regarding yesterday's meeting)

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Keigo Types

Three Levels of Politeness

Type	Japanese	Usage	Example
Teineigo (丁寧語)	Polite	General courtesy	行きます (I will go)
Sonkeigo (尊敬語)	Honorific	Elevate recipient's actions	いらっしゃいます (You go/are)
Kenjogo (謙譲語)	Humble	Lower your own actions	参ります (I will go)

When to Use Each

Sonkeigo - Describe the recipient's actions:

• ご覧になる (to see) → 資料をご覧になりましたか？
• いらっしゃる (to be/go) → 明日、会議にいらっしゃいますか？
• おっしゃる (to say) → 先日おっしゃった件について

Kenjogo - Describe your own actions:

• 拝見する (to see) → 資料を拝見しました。
• 伺う (to go/visit) → 明日、御社に伺います。
• 申す (to say) → 私から申し上げます。

Common Verb Transformations

Plain	Teineigo	Sonkeigo	Kenjogo
見る (see)	見ます	ご覧になります	拝見します
聞く (hear)	聞きます	お聞きになります	拝聴します
言う (say)	言います	おっしゃいます	申します
行く (go)	行きます	いらっしゃいます	参ります / 伺います
来る (come)	来ます	いらっしゃいます	参ります
する (do)	します	なさいます	いたします
食べる (eat)	食べます	召し上がります	いただきます
知る (know)	知ります	ご存じです	存じております
送る (send)	送ります	お送りになります	お送りいたします
確認する (confirm)	確認します	ご確認なさいます	確認いたします

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Opening Phrases

Standard Opening (Most Common)

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

First Contact

突然のご連絡、失礼いたします。
ABC株式会社の山田と申します。

Replying / After Meeting

ご連絡いただきありがとうございます。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

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Cushion Words (クッション言葉)

Cushion words soften requests. Add before your main request.

Japanese	Meaning	Use For
お忙しいところ恐れ入りますが	Sorry to bother you when busy	Requests
お手数をおかけしますが	Sorry for the trouble	Requests
恐縮ですが	I'm sorry but...	Apologies/Requests
差し支えなければ	If it's not inconvenient	Soft requests
勝手ながら	I know this is selfish but	Impositions
せっかくですが	I appreciate it but...	Declining
申し訳ありませんが	I'm sorry but...	Declining/Apologies
残念ながら / あいにくですが	Unfortunately...	Bad news/Declining

Example:

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。

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Closing Phrases

Purpose	Japanese
Standard	何卒よろしくお願い申し上げます。
Request reply	ご返信いただけますと幸いです。
Awaiting decision	ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
Urgent	お急ぎのところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
Apology	ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
Acknowledgment	承知いたしました。/ かしこまりました。

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Seasonal Greetings (時候の挨拶)

Note: For regular business emails, skip seasonal greetings and use お世話になっております instead. Use for formal letters or first contact with important clients.

Month	Opening	Context
1月	新春の候	New Year
4月	桜花の候	Cherry blossom
7月	盛夏の候	Midsummer
10月	秋涼の候	Autumn cool
12月	師走の候	Year-end

See reference/seasonal-greetings.md for complete list.

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Key Email Templates

Meeting Request

件名：【ABC株式会社】お打ち合わせのお願い

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

先日ご紹介いただいた新サービスについて、
詳しくお話を伺いたく、ご連絡いたしました。

つきましては、下記日程でお時間をいただけないでしょうか。

・10月15日（火）14:00〜
・10月17日（木）10:00〜
・10月18日（金）15:00〜

ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎
ABC株式会社 営業部

Apology Email

件名：【お詫び】納品遅延について

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

このたびは、納品が遅れましたこと、
深くお詫び申し上げます。

原因を確認したところ、社内の確認作業に
想定以上の時間がかかってしまいました。

今後はこのようなことがないよう、
工程管理を徹底してまいります。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

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山田太郎

Declining Politely

件名：Re: ご依頼の件について

田中様

お世話になっております。
ABC株式会社の山田でございます。

このたびはご依頼いただき、誠にありがとうございます。

せっかくのお申し出ではございますが、
あいにく現在、他案件の対応で手一杯となっており、
今回はお引き受けすることが難しい状況でございます。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひお声がけいただければ幸いです。

何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

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山田太郎

See reference/email-templates.md for 12 complete templates.

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Common Mistakes

Keigo Errors

1. Double honorifics (二重敬語)

   • ❌ おっしゃられる → ✅ おっしゃる
   • ❌ ご覧になられる → ✅ ご覧になる

2. Using sonkeigo for yourself

   • ❌ 私がいらっしゃいます → ✅ 私が参ります

3. Missing お/ご prefix

   • ❌ 連絡します → ✅ ご連絡いたします

Structure Errors

4. Starting without greeting

   • ❌ 資料を送ります → ✅ お世話になっております。資料をお送りいたします。

5. Too direct requests

   • ❌ 返事をください → ✅ ご返信いただけますと幸いです

6. Using casual language

   • ❌ 了解です → ✅ 承知いたしました / かしこまりました

7. Emojis in business emails - Never use in formal correspondence

Name/Title Errors

8. Wrong honorific suffix
   • ❌ 田中さん (too casual) → ✅ 田中様
   • ❌ 田中社長様 (double honorific) → ✅ 田中社長

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External References

• Japanese Business Email Guide (Coto Academy)
• Email Templates (TCJ)
• Seasonal Greetings Guide (freee)
• ビジネスメール文例集 (business-mail.jp)